زمانبندی و برنامه ریزی پروژه‌ها
برنامه ریزی بخش مهمی از یک پروژه است. هدف اصلی در برنامه ریزی رسیدن به اهداف یک پروژه است. با به کارگیری افراد مجرب، توانا و استفاده از نرم‌افزارهای مناسب می‌توان برنامه ریزی عملی برای یک پروژه را به خوبی انجام داد. برنامه ریزی عبارت است از فعالیت‌ها و نحوه انجام آن‌ها جهت دستيابي به اهداف یک پروژه. برنامه ریزی درست بسیار مهم است چرا که باعث پیش‌بینی مسائل و مشکلات می‌شود. برای مثال ممكن است بعد از آغاز پروژه معلوم شود که مدت زمان لازم براي اجراي پروژه بیشتر از مدت زمان پیش‌بینی شده است يا در زماني كه به يك كارشناس مشخصی نياز است، فرد مورد نظر در پروژه ديگري مشغول باشد. برنامه ریزی مناسب و دقیق در یک پروژه از رخداد این ناهماهنگی‌ها جلوگیری کرده و باعث می‌شود کار به درستی پیش رود.
برنامه ریزی پروژه شامل بخش‌های متفاوتی است. این بخش‌ها شامل برنامه زمانی، برنامه منابع، برنامه مالي، برنامه كيفي، برنامه ريسك، برنامه تأییدیه، برنامه ارتباطات و برنامه تداركات است. یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک برنامه برای پروژه زمان بندی است. در برخی پروژه‌ها، زمانبندی اهمیتی دوچندان دارد. برای مثال در اجرای پروژه‌های آب و فاضلاب، تأخیر در اجرا پروژه علاوه بر صدمات اقتصادی (در اثر تورم و افزایش قیمت ها و …) باعث ایجاد افزایش آلودگی‌های محیطی نیز می‌شود.
انواع فعالیت‌های یک پروژه
دسته‌بندی فعالیت‌ها می‌تواند به شکل‌های مختلفی صورت گیرد. از نظر مدت زمان انجام یک پروژه، فعالیت‌ها به دو گروه تقسیم می‌شوند؛ فعالیت‌های دارای زمان معین و فعالیت‌های دارای زمان احتمالی. فعالیت‌های با زمان معین شامل فعالیت‌هایی هستند که از نظر زمانی نوسانات کمی دارند و زمان اجرای آن‌ها تقریباً ثابت است. دسته‌بندی دیگری نیز برای فعالیت‌ها وجود دارد. این دسته‌بندی بر اساس احتمال اجرای فعالیت‌ها است. دسته‌ای از فعالیت‌ها حتماً در پروژه اجرا می‌شوند که به آن‌ها فعالیت‌های معین می‌گویند. دسته دیگری نیز هستند که ممکن است اجرا شوند که به آن‌ها فعالیت‌های احتمالی می‌گویند.
روش‌های برنامه ریزی زمانبندی
روش‌های مختلفی برای زمانبندی وجود دارند. این روش‌ها شامل: مسیر بحرانی، نمودار گانت، روش ارزیابی و بازنگری پروژه‌ها و روش گرافیکی ارزیابی و بازنگری پروژه‌ها است.
- مسیر بحرانی:
فعالیتی که نباید با هیچ تأخیری آغاز شود و باید در یک زمان مشخص انجام شود یک فعالیت بحرانی است. شرایط کل پروژه بسته به مدت زمان انجام این فعالیت تغییر خواهد کرد. از این رو، فعالیت‌های بحرانی باید در یک پروژه شناسایی شوند و دقت شود که انجام آن‌ها دچار تأخیر نشود. روش مسیر بحرانی یکی از روش‌های برنامه ریزی، مدیریت و بررسی زمانبندی پروژه است. روش مسیر بحرانی مرحله به مرحله فعالیت‌های بحرانی و غیر بحرانی از ابتدا تا انتها پروژه‌ها را شناسایی می‌کند و در نتیجه از خطرات موقت پیش‌گیری می‌کند.
در روش مسیر بحرانی فعالیت‌ها در یک شبکه به هم پیوسته ارائه می‌شوند. طولانی‌ترین مسیر، مسیر بحرانی در یک پروژه است. در برخی پروژه‌ها ممکن است بیشتر از یک مسیر بحرانی وجود داشته باشد. روش مسیر بحرانی ضمن ارائه نمایشی از فعالیت‌های پروژه، زمان را برای تکمیل فعالیت‌ها و کل پروژه نشان داده و به ردیابی فعالیت‌های بحرانی کمک می‌کند.
- نمودار گانت:
نمودار گانت نمودار میله‌ای است که برنامه زمانبندی پروژه را نمایش می‌دهد. در نمودار گانت هر فعالیت به نمودار میله‌ای افقی تبدیل می‌شود که می‌توان با نگاهی سریع اطلاعات بسیاری شامل فعالیت‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان آن‌ها، طول مدت زمان لازم برای اجرا، وضعیت پروژه در زمان فعلی و… را متوجه شد. محور افقی این نمودار زمان و محور عمودی لیست فعالیت‌ها را نشان می‌دهد.
- روش ارزیابی و بازنگری پروژه‌ها:
این روش مشابهت‌هایی با روش مسیر بحرانی دارد. این روش زمانی استفاده می‌شود که تخمین دقیق مدت زمان فعالیت‌ها ممکن نیست. علاوه بر آن، این روش در پروژه‌هایی که زمان نسبت به هزینه فاکتور مهم‌تری است کاربرد دارد. در این روش سه نوع تخمین وجود دارد؛ زمان محتمل، برآورد خوش‌بینانه و برآورد بدبینانه.
- روش گرافیکی ارزیابی و بازنگری پروژه‌ها:
این روش نسبت به سایر روش‌ها دقت کمتری دارد و بیشتر در فعالیت‌هایی از پروژه که فقط به صورت جزئی صورت می‌گیرد و هم‌چنین فعالیت‌هایی که احتمال دارد بیش از یک بار انجام شوند (حلقه) استفاده می‌شود.
تهیه اطلاعات مورد نیاز برای تهیه برنامه زمانبندی
اطلاعات مورد نیاز برای تهیه برنامه زمانبندی شامل موارد زیر است:
- تهیه محدوده کاری پروژه
این بخش شامل تعریف عنوان پروژه، تاریخ تهیه، توصیف محدوده پروژه، تحویل شدنی‌های پروژه، اقلام خارج از محدوده پروژه و… است. (تحویل شدنی‌های یک پروژه ساخت شامل ساختمان مسکونی، موتورخانه و محوطه است.)
- تهیه ساختار شکست کار
ساختار شکست پروژه شامل دو بخش سطوح و معیارهای شکست است. معیار شکست در سطوح مختلف مطابق کارهای پروژه است. سطوح ساختار شکست عبارت است از:
- سطح یک شامل کل پروژه ساخت
- سطح دو شامل اقلام تحویل شدنی پروژه
- سایر سطوح شامل تمام کارهای پروژه ساخت
- تهیه لیست مایلستون‌های پروژه
این مایلستون‌ها و اتفاقات مهم شامل شروع پروژه و تحویل موقت پروژه است.
- تهیه ساختار شکست هزینه پروژه
- تهیه مدت زمان انجام فعالیت‌های پروژه
- تهیه لیست روابط فعالیت‌های پروژه
عوامل مؤثر بر زمانبندی پروژه‌ها
عوامل مؤثر بر زمانبندی یک پروژه عبارت‌اند از:
- تاریخ شروع پروژه
- تقویم استاندارد پروژه
- تعداد و نوع فعالیت‌ها که می‌توانند فعالیت محور، منبع محور یا LOE بوده و وابسته به تقویم‌های فعالیت و منبع بوده و یا به سایر فعالیت‌ها مرتبط باشند.
- مدت زمان فعالیت‌ها
- نوع وابستگی بین فعالیت‌ها
- میزان تأخیر بین فعالیت‌ها
- انجام پیوسته و یا شکسته شدن فعالیت‌ها
- تقویم اختصاص داده شده به فعالیت‌ها
- منابع اختصاص داده شده به هر فعالیت
- تسطیح منابع
- محدودیت‌های زمانی برخی فعالیت‌ها
عوامل ایجاد تأخیر در پروژه‌ها
عدم زمانبندی مناسب و تأخیر در پروژه سبب افزایش هزینه، خسارات ناشی از تأخیر، نارضایتی کارفرما، سلب اعتماد از پیمانکار، عدم بازگشت به موقع سرمایه و ایجاد تنش و درگیری می‌شود. عوامل مؤثر در تأخیر یک پروژه عبارت است از:
- اصلاحات و خطاهای طراحی
- مشکلات مالی کارفرما
- تغییرات ایجاد شده از طرف کارفرما
- تجربه کم و ضعف کار پیمانکار
- مشکلات مالی پیمانکار
- مشکلات در دریافت مجوزها
نرم افزار MSP
یکی از نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت پروژه و زمانبندی، نرم‌افزار MSP است. این نرم‌افزار جزء مجموعه نرم‌افزارهای Office است و برای مدیریت و کنترل پروژه کاربرد دارد. MSP قابلیت‌های فراوانی شامل تعریف تقویم پروژه، تعریف، تخصیص و تسطیح منابع، تحلیل مسیر بحرانی و… دارد. این نرم‌افزار در مهندسی عمران و مدیریت ساخت جایگاه مهمی دارد.
یکی از عوامل مهم در میزان موفقیت پروژه زمانبندی و برنامه ریزی است. در واقع پروژه باید با صرف هزینه مناسب و ضمن حفظ کیفیت مطلوب در زمان مناسب خاتمه یابد. در صورت پیچیده شدن پروژه، کار زمانبندی و برنامه‌ریزی سخت‌تر خواهد شد. روش‌های متفاوتی برای زمانبندی وجود دارد که هر کدام ویژگی‌های خاص خود را دارند. عوامل متفاوتی در تأخیر و کند شدن کار نقش دارند.
یکی از عوامل ایجاد تأخیر در روند کار پروژه، ضعف پیمانکار از نظر فنی، مدیریتی و مالی است. از این رو انتخاب پیمانکار مناسب و با تجربه یکی از مسائل بسیار مهم است. یک پیمانکار باسابقه می‌تواند کیفیت کار و سرمایه کارفرما را با رعایت محدودیت‌های زمانی حفظ کند.
مطالب مرتبط:
دیدگاهتان را بنویسید