روش های بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی در ساخت ساختمان

هنگام طراحی ساختمان‌های امروزی، همیشه باید برای بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی در ساختمان در تلاش باشیم. این موضوع،  نه تنها به دلایل واضح زیست محیطی، بلکه برای بهینه‌ سازی مصارف مالی، افزایش بهره‌وری انرژی و تامین رفاه خوب ساکنان و … جذاب به نظر می‌رسد. با این حال، عملکرد بهینه یک ساختمان پویا است و می‌تواند فصل به فصل، روز به روز و شرکت به شرکت تغییر کند. همچنین برای مالکان و متصرفان ساختمان متفاوت خواهد بود. اما با یک رویکرد معقول و با اطلاعات با کیفیت خوب می‌توان عملکرد بهینه قابل قبولی، را برای بهره‌برداری از ساختمان تعریف کرد.

ایجاد برنامه زمانبندی پروژه

پروژه زمانی شروع می‌شود که مشتری یک شرح کاری ارائه می‌دهد و همینطور زمانی که منشور پروژه تعریف می‌شود. منشور پروژه، زمانی که پلن‌کاری برنامه‌ریزی می‌شود، یک ورودی مهم است. ابتدا، برای ایجاد یک برنامه‌کاری، فعالیت‌ها توسط یک برنامه مدیریت زمانی و همینطور یک طرح نهایی، تعریف‌ می‌شوند. لیستی از فعالیت‌هاو فهرستی از ویژگی و نقاط عطف آن‌ها تهیه می‌گردد، که برای سازمان‌دهی به فعالیت‌ها و تهیه یک برنامه منسجم برای پروژه، سودمند است. سپس، برای تهیه برنامه زمانبندی پروژه، مشخصات مالی فعالیت و پیش بینی طول زمان عملیات، برآورد می‌شود. که به این ترتیب، گام مهمی جهت بهینه‌ سازی در اجرای ساختمان برداشته‌ایم.

بهینه ‌سازی مصارف مالی

برای بهینه‌ سازی مصارف مالی، از چندین گزینه، برای بررسی هزینه‌های نسبی برنامه‌های مالی مختلف و اطمینان از تامین مالی کافی برای تکمیل پروژه استفاده می‌شود. این گزینه‌ها به دو دسته طبقه‌بندی می شوند: استقراض کوتاه مدت، وام بلند مدت

 برای پیش‌بینی جریان نقدی، به یک برنامه کاری نیاز است. پیش‌بینی جریان نقدی هم، برای یافتن حداقل هزینه تامین مالی جهت کاهش قیمت پیشنهادی، ضروری است.

بنابراین، بررسی مصارف مالی جایگزین و بررسی بهینه‌ سازی مصارف مالی، در بخش ساخت و ساز اهمیت ویژه‌ای دارد. این مدل پیشنهادی محدودیت‌ها را حذف می‌کند و مصارف مالی بهینه، را بدون افزایش مدت زمان پروژه و تنظیم زمان شروع فعالیت‌ها، ارائه می‌کند.

بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی ساختمان‌ها

اگرچه استفاده از مدل‌های ریاضی در طراحی ساختمان نسبتاً جدید است، استفاده از تکنیک‌های بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی، برای مسائل مختلف طراحی ساختمان در 30 سال گذشته مورد استفاده قرار‌گرفته‌است. چنین کاربردهایی از مشکلات تخصیص فضایی، و همچنین توسعه سایت و کاربری زمین، تا طراحی سیستم‌های سازه‌ای و مکانیکی در ساختمان‌ها با درجات مختلف موفقیت را شامل می‌شود.

شایان‌ذکر است، که بیش از 50 درصد از مشاغل ساختمانی، دیرتر از موعد به پایان می‌رسند. موسسه مدیریت پروژه، در سال گذشته برآورد کرده‌است، که به ازای هر 1 میلیارد دلار هزینه، نزدیک به 122 میلیون دلار در نتیجه شیوه‌های ضعیف مدیریت پروژه، هدر می‌رود.

این باید برای شرکت ها انگیزه قابل توجهی ایجاد کند، که برای برنامه‌ریزی و کنترل‌های بهتر پروژه و در نتیجه، بهینه سازی در اجرای ساختمان‌ها، سرمایه‌گذاری کنند.

کسانی که از یک رویکرد استراتژیک، برای تحویل به موقع کار استفاده می‌کنند، بهتر می‌توانند کل قسمت‌های پروژه را به مرحله‌ای که مدنظر است در زمانی معین، برسانند. همچنان به آن‌ها در ایجاد اطمینان از انجام کار مطابق با استاندارد‌های مورد انتظار، کمک می‌کند.

بهینه‌ سازی در اجرای ساختمان

اگر حفظ وضعیت موجود، به معنای انجام کمتر از حد توافق، کنترل‌ پروژه باشد، نتایجی خوبی برای بهینه‌ سازی در اجرای ساختمان نخواهیم داشت که عبارتند از:

• مجموعه‌ای پرهزینه در محل کار؛
• هشدار کم یا عدم هشدار در مورد مشکلات احتمالی برنامه‌ریزی؛
• جریمه‌های احتمالی تاخیر و دعوی قضایی؛
• افت طرح، به دلیل خطاهای طراحی یا تغییرات درخواستی مشتری، که قابل پرداخت مجدد نیستند.
• و مشتریان ناراضی

یک راه بهتر جهت بهینه‌ سازی

برعکس، اگر مدیران پروژه بتوانند تیم و پیمانکاران فرعی خود را به طور مؤثرتری مستقر‌کنند، شرکت موارد زیر را تجربه خواهد‌کرد و در جهت بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی پیش خواهد رفت.

• کاهش هزینه‌ها با اضافه‌کاری کمتر، هزینه کمتر برای اجاره‌‌ی تجهیزات بلا‌استفاده و احتمال آسیب کمتر یا سرقت مواد ذخیره‌شده؛

• افزایش کنترل مدیریتی همگام با به ‌روزرسانی‌های بلادرنگ وضعیت پروژه، برای کمک به شناسایی زودهنگام مشکلات، یافتن راه‌حل، تعیین نیاز به نیروی اضافی و سفارش‌های تغییر بعدی؛

• قیمت‌گذاری دقیق‌تر پروژه‌های آینده و تعیین زمان‌های استاندارد؛

• اسناد پیشرفته برای پشتیبانی از ادعاها در صورت اختلافات قراردادی و یا دعوی قضایی؛

• جریان نقدی منسجم‌تر، زیرا شرکت می‌تواند برای بخشی از کار که ادعای کامل‌بودن آن را دارد، صورت‌حساب بپردازد؛

• بهبود ارتباطات با مشتری برای مطلع ساختن او از پیشرفت کار؛ ارتباط با مشتری بسیار مهم است و باید مالکان بیشتر در روند ساخت و ساز مشارکت داشته باشند و خواستار دیده شدن بیشتر از پیمانکاران خود باشند تا روند پیشرفت کار مطلوب آن‌ها باشد و در‌‌نتیجه، بهینه‌ سازی در اجرای ساختمان محقق گردد.

• باید برنامه‌های طراحی و ساخت و ساز، با سطح هدف موقت و با گزارش‌های منظم از پیشرفت و اصلاحات در صورت عدم دستیابی به هدف مشخص، همراه باشد. که البته گاهاً منجر‌‌به، الزام پیمانکار برای ایجاد یک برنامه بازیابی، اضافه‌کاری یا اضافه‌کردن منابع، برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی باشد. به‌این‌ترتیب بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی، براحتی محقق خواهد شد.

ایجاد یک رویکرد استراتژیک

هنگامی که تصمیم برای دریافت استراتژی در مورد برنامه‌ریزی پروژه و کنترل‌های شرکت گرفته‌می‌شود، اولین گام باید تعریف فرآیندی باشد، که عملکرد اجرایی و مصارف مالی ساختمان را پیش‌بینی‌کرده و در آینده برای تیم سودمند باشد.

 اهداف برنامه ریزی پروژه، نقش اعضای مختلف تیم، نکات اندازه‌گیری و بررسی پیشرفت و فرآیندهای مقابله با دستورات تغییر و محدودیت های منابع، را در نظر بگیرید.

اگر از صفر شروع می‌کنید، می‌توانید با یک مشاور حرفه‌ای صحبت کنید که می‌تواند به توسعه سریع‌تر یک فرآیند استاندارد و بررسی ابزارهایی که می‌تواند تیم را توانمند کند، کمک کند.

فرآیند جدید باید به طور مداوم در پروژه‌‌ای شرکت اعمال شود. نرم افزار زمان‌بندی پروژه‌های ساختمانی، می‌تواند به تسهیل پیاده‌سازی عملکرد اجرایی و مصارف مالی کمک کند.

یکی از مهم ترین عوامل در انتخاب سیستم جهت بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی، سهولت استفاده است. همیشه، داشتن یک فرآیند واضح، به تعادل ویژگی‌ها و انعطاف‌پذیری کمک خواهد‌کرد.

طبق هر فرآیند و سیستم نرم‌افزاری جدید، برنامه‌ریزی کنید، تا آموزش‌های اولیه و پشتیبانی مداوم را برای برنامه‌ریزان ارائه دهید. یک جلسه آموزشی مقدماتی یک یا دو روزه، می تواند کاربران جدید را با فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و همچنین نرم‌افزار انتخاب شده آشنا کند.

در نهایت، به یاد داشته‌باشید که فرآیند کنترل‌پروژه را به صورت دوره‌ای بررسی کنید تا مطمئن شوید که همچنان مطابق انتظار عمل می‌کند.

یک رویکرد استراتژیک برای کنترل پروژه مستلزم کار طاقت فرسایی است، اما نتایج بدست آمده ارزش چنین تلاشی را دارد. اینکه، شرکت به طور مداوم بهتر از رقبا عمل می کند،  و از بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی  در ساخت و ساز مطمئن بوده و دائما، سود خود را افزایش می‌دهد.

اهمیت تغییر، برای بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی

برای اینکه صنعت ساخت‌و‌ساز به سمت بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی، قدم بگذارد و این مزایای قابل توجه را درک‌کند، مالکان باید:

• سازماندهی پروژه‌ها و تیم‌ها را تغییر دهند.
• رفتارهای ناکارآمد را تغییر‌ دهند.
• از تیم‌های پروژه بخواهند که از فناوری به‌طور کامل استفاده کنند.

یک استراتژی جهت بهینه ‌سازی عملکرد اجرایی و مالی

پروژه‌های بسیار موفق، که در‌صدد بهینه‌ سازی عملکرد اجرایی و مالی هستند و غالباً «کاملاً مشارکتی» و «بسیار سازنده» تعریف می‌شوند. دائماً موارد زیر را انجام می‌دهند:

• در ابتدای فرآیند، تیم‌های پروژه یکپارچه را جمع‌آوری کنید و تیم‌هایی با عملکرد بالا را تولید‌کنید.
• قبل از شروع طراحی، ارزش‌ها و اهداف کوتاه و بلندمدت برای پروژه تعیین کرده و از درک مختصر و دقیق آن‌ها توسط همه اعضای تیم، اطمینان حاصل کنید. که این مهم، مستلزم برنامه‌ریزی قبلی پروژه می‌باشد.
• قراردادها باید درجات بالای همکاری را ارتقاء دهند و همینطور شرایط تجاری جدید را تعریف کنند.
• در‌صورت نیاز است منابع را با نیازهای پروژه و افت‌و‌خیز آن تطبیق‌دهید. در صورت نیاز، دانش و تخصص اضافی را کسب‌کنید، زیرا که بینش و شناخت لازم را در لحظه بهینه ارائه می‌دهد.
• به عنوان یک هنجار، اطلاعات را به روشی آزاد و صادقانه به اشتراک بگذارید، و هیچ مانعی برای اشتراک‌گذاری ایجاد نکنید. بدانید، هیچ اطلاعاتی در تیم اختصاصی نیست.
• اهداف کوتاه مدت پروژه، را به عنوان یک کل، برای بهینه‌ سازی در اجرای ساختمان لحاظ‌ کنید و جداگانه شرکت‌های دخیل در پروژه را بهینه‌ سازی نکنید ؛ این رویکرد یک چشم انداز مشترک از موفقیت ایجاد می‌کند.
• بر اساس ارزش‌های کلی و نه صرفاً کمترین هزینه اولیه (تعریف نتایج قابل اندازه‌گیری) تصمیم‌گیری کنید.